如何做好一名行政助理?行政助理的主要工作有哪些?
行政职责:
组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动。
负责公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作,定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。
负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。
负责公司各部门工作的监督和检查,对不合格现象提出整改要求,并监督、检查整改落实情况,并对员工行为规范、服务态度和质量进行监察,处理好各类员工投诉。
负责员工的招聘、录用、培训工作。
负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
做好会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。
负责前台接待、客人来访、迎送等招待工作。
负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作,负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。
负责公司总务工作,做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务。
负责收集各类档案的收集、整理、归档工作。
负责公司员工考勤工作。每天详细记录员工全勤、迟到、早退、请假情况,月末向部门经理提供考勤记录表。
行政部的职责
行政部职责范围
一、负责本部门职工(含临时工)的政治思想教育、业务学习、培训工作。
二、做好集团的人事、工资、资产、档案管理及本部门报账等工作。
三、做好群众来信、来访的接待和解释工作。
四、做好集团网页的信息收集、整理、更新及刊物的编辑、印刷等工作。
五、做好集团与学校相关部门的沟通及集团与兄弟院校的交流工作。
六、做好集团文件、报告、总结、计划等的起草、打印、复印及报刊的收发和集团领导办公室、行政部办公室的卫生等工作。
七、做好签收、分发好邮政局送来的各种报刊邮件及其它印刷品,并协助机关处室分发校内文件、材料等工作。
八、做好集团安全生产、物价督查等工作。
九、做好集团印章管理工作。
十、完成集团交办的其他各项工作任务。
行政部经理岗位职责
一、在集团领导下,负责行政部及其属下单位的服务管理工作。
二、负责本部门员工的政治思想学习和业务学习,进行思想教育、法纪教育、职业道德教育和职工培训工作,充分发挥员工的工作积极性,落实本部门的职能。
三、协助集团领导搞好接待工作。
四、负责人事、劳动考核、资产管理、财务报帐等管理工作。
五、主持本部门会议,制定和健全本部门各项规章制度。
六、严格执行上级制定的各项规章制度、法规。
七、负责集团人事管理工作。
八、负责集团的安全生产督察工作。
九、完成领导交办的其他工作。
行政部副经理岗位职责
一、协助经理完成行政部的各项工作,经理有任务外出时受经理委托负责部里的工作。
二、负责集团的档案管理工作。
三、负责集团的石油气供应的管理工作。
四、负责集团价格督察工作。
五、严格执行上级制定的各项规章制度、法规。
六、完成领导交办的其他工作。
行政部资产管理员岗位职责
一、负责集团的固定资产管理,包括固定资产、材料(物资)和低值易耗品的分类和办公用品的管理。
二、负责集团固定资产的入册和存档。
三、负责集团固定资产的增减变动和物资计价。
四、完成上级领导交办的其他工作。
行政部秘书岗位职责
一、加强集团宣传工作,负责集团刊物、网页信息的收集、整理、编辑等工作。
二、负责起草集团的工作计划、总结、报告、决议、决定等综合性文件。
三、负责向学校相关部门报送集团的有关信息。
四、协助领导搞好信访工作。
五、负责日常的行政事务和会议通知。
六、协助领导搞好迎来送往工作。
七、完成领导交办的其他工作。
行政部文印员岗位职责
一、负责文件的打印、复印及报刊收发等日常文秘工作。
二、负责集团领导办公室及行政部办公室清洁卫生等日常工作。
三、协助接待来访宾客。
四、负责集团的报帐工作。
五、负责集团通讯管理工作。
六、完成领导交办的其他工作。
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